Reuniões são necessárias para o alinhamento de uma equipe e para o surgimento de novas ideias. No entanto, podem ser uma experiência complicada para todos.
O encontro pode não ter assuntos interessantes para a equipe, por exemplo, ou se alongar por um tempo desnecessário. Além disso, enquanto a equipe está reunida, o trabalho está se acumulando.
Para minimizar esses efeitos colaterais, a “Inc.” selecionou algumas práticas que empreendedores devem evitar para maximizar o lado positivo das reuniões. Confira:
- Corte algumas trivialidades
As conversas triviais que ocorrem enquanto os participantes de uma reunião esperam os atrasados podem se alongar até muito após a chegada de todo mundo. Isto pode alongar bastante o encontro.
Por mais interessante que o papo esteja, a pessoa que lidera a reunião deve cortar a conversa assim que todos chegarem. Assim, o encontro terminará mais cedo e todos poderão voltar a seus afazeres.
- Esqueça os “números redondos”
As pessoas normalmente pensam em horários “redondos” – espaços de tempos de 30 minutos e, mais raramente, de 15.
Por exemplo, reuniões começarão quase sempre às 9h, 14h ou 15h30. E terão seu término previsto para 30 minutos, 1h ou 1h30 depois.
O tempo predeterminado para a reunião pode ter também um espaço de tempo para evitar atrasos “caso algo dê errado”. O problema é que, ao ter essa folga, as pessoas normalmente relaxam. E “algo dá errado”.
A reportagem sugere que o empreendedor tente deixar de lado os “redondos”: organizar, talvez uma reunião de 42 minutos que comece às 9h18. O texto afirma que, ao terminar o encontro às 10h, a regra seja menos chocante para outras pessoas.
- Tenha o mínimo possível de temas para discussão
De acordo com a reportagem, quanto menos assuntos, mais eficiente a reunião é. O compartilhamento de informações e relatórios, por exemplo, pode ser realizado antes da reunião, até para que os participantes possam se preparar melhor. Lembre-se que há temas que realmente podem ser resolvidos por e-mail. - Deixe o brainstorming para reuniões de brainstorming
Em encontros cujos objetivos são discutir um tema ou tomar uma decisão, o ideal é não deixar espaço para momentos de inspiração ou para fazer brainstorming.
Esses “desvios” podem alongar a reunião e acabar com a produtividade dos participantes. A dica do texto da “Inc.” é pedir para as pessoas anotarem suas ideias e discuti-las em outro momento.
- Seja conclusivo
Boas reuniões são reuniões com tomada de decisão. Deixar o veredicto para depois pode fazer os participantes pensarem que o encontro foi uma perda de tempo. Não deixe os assuntos discutidos “no ar”. Diga o que você fará com os frutos da conversa. - Acompanhe projetos individualmente
Não convoque toda a equipe para acompanhar o desenvolvimento de um projeto executado por um grupo menor. Faça isso individualmente. Tal acompanhamento, dependendo do projeto e do estágio de desenvolvimento, pode ser feito até por e-mail. - Não faça reuniões para fortalecer o time
É claro que tudo flui melhor quando os membros da equipe se gostam e sabem trabalhar juntos. Mas reuniões não são a ocasião mais apropriadas para aproximar as pessoas.
A reportagem sugere que o empreendedor faça seu time ser coeso por meio do cumprimento de objetivos. Com tudo dando certo, a aproximação será natural. E o empreendedor não gastará seu tempo e o de outros em reuniões não tão necessárias assim.
Fonte: PEGN
