Ontem, voltando para casa, ouvi um vendedor ambulante oferecer seus produtos para os passageiros do ônibus. Depois de apresentá-los, concluiu seus argumentos dizendo: “Eu tenho maquininha. Quem quiser pode pagar no crédito ou no débito”.
As maquininhas de cartão não são mais novidade no mercado. Faça uma pesquisa rápida e você encontrará modelos por menos de R$50. Alguns sequer cobram taxas!
Esses atrativos popularizaram este meio de pagamento, facilitando o dia a dia dos varejistas e dos consumidores.
Não é à toa que as vendas no cartão aumentaram 17% em 2019. Para esse ano, a previsão é atingir a marca de R$2,3 trilhões em transações.
O cenário é otimista, mas, ainda assim, muitos empreendedores estão perdendo dinheiro sem perceber.
Sabe por quê?
Quando um lojista não confere suas vendas no cartão, cobranças indevidas passam despercebidas. Logo, no final do mês, os valores não batem, trazendo prejuízos financeiros para o empreendedor.
Mesmo quando o volume de transações é baixo esse problema pode ocorrer.
Na verdade, até 3% da receita dos varejistas pode ser comprometida caso a conciliação de cartões seja ineficiente.
Erros mais comuns na conciliação de cartões
A checagem correta das vendas no cartão é fundamental para o controle financeiro.
Quando os valores não batem, o fluxo de caixa é prejudicado – e este é um dos principais indicadores do sucesso de um negócio.
Ao atender meus clientes, principalmente os pequenos, percebi que alguns padrões se repetem. São erros infelizmente comuns, mas que comprometem a estabilidade da empresa.
Veja se você não está cometendo algum deles:
Não confirmar as transações
O primeiro descuido está na gestão financeira. O empreendedor não acompanha suas finanças, deixando de efetuar processos básicos como a conciliação de cartões e a conciliação bancária.
Uma das principais ameaças para as pequenas empresas é a falta de uma gestão profissional.
Contudo, esse problema pode ser contornado com o uso de ERPs e sistemas de conciliação automática. Além de automatizar operações, essas ferramentas economizam tempo, recursos humanos e financeiros.
Não cadastrar os tipos de recebimento
Essa é uma etapa bastante simples, porém, frequentemente ignorada pelos empreendedores.
Ao listar todas as opções de pagamento que sua empresa oferece, você coordena melhor as entradas e o pagamento das taxas administrativas. Além disso, poderá projetar os recebíveis, facilitando o planejamento empresarial.
Não monitorar as taxas
Para cada venda efetuada no cartão, uma taxa é cobrada sobre o valor transacionado. Este custo varia de acordo com a bandeira do cartão.
Em muitos casos, o sistema das operadoras (que fazem o intermédio das transações) falha, cobrando taxas incorretas ou indevidas.
Portanto, você precisa monitorar constantemente o valor das taxa de acordo com as variações das bandeiras.
Por sorte, este monitoramento é diário e automático nos sistemas de conciliação. Sempre que houver alguma divergência, o software irá notificar.
Não controlar o índice de estornos
O índice de estornos (ou chargeback) mede quantas vendas no cartão foram canceladas. Como cada cancelamento representa um custo para a empresa, esse número deve ser controlado. Segundo especialistas, não deve ultrapassar 1%.
Não adotar uma política anti-fraudes
O cancelamento de uma venda no cartão ocorre quando o titular não reconhece a transação e solicita o estorno. Como este é um processo bastante simples, os riscos de fraude são grandes.
A empresa que não possui uma política anti-fraudes, ou seja, um conjunto de medidas para evitar e controlar fraudes, está desprotegida.
Até mesmo nesse ponto a conciliação de cartões é uma grande aliada, pois, diariamente, o sistema irá monitorar os estornos.
Não conferir os dados
O fluxo de recebimento dos cartões ocorre em 3 etapas. Em todas elas, os dados devem ser os mesmos.
Para ter certeza de que as informações conferem, precisamos analisar:
- As vendas registradas pelas operadoras;
- As vendas registradas pelo seu sistema de caixa;
- As entradas no seu extrato bancário.
Adivinha qual ferramenta facilita a vida do pequeno empreendedor nessa hora? Isso mesmo! Os sistemas de conciliação de cartões.
Não conciliar as vendas todos os dias
Controles mensais ou esporádicos não são eficientes quando o assunto é conciliação de cartões – mesmo para as pequenas empresas.
As entradas via cartões de crédito ou débito devem ser diárias (ou semanais, se o volume for baixo).
Como este processo é minucioso e toma tempo, um sistema de conciliação automática facilitará bastante o trabalho.
Não registrar os recebimentos
Para acompanhar os recebimentos e controlar melhor seu fluxo de caixa, você terá que registrar:
- Data em que a venda foi realizada;
- Número Sequencial Único (NSU), que identifica as transações;
- Valores negociados;
- Bandeira do cartão;
- Tipo de operação (débito, crédito ou parcelamento);
- Taxas administrativas;
- Valor líquido recebido.
Para conciliar vendas parceladas no cartão, adicione:
- Número de parcelas;
- Valor parcelado a ser recebido;
- Data do pagamento da primeira parcela.
Conciliação de cartões para pequenas empresas: entenda as diferenças
Os erros listados acima podem ser cometidos por instituições de todos os portes. Mas, a conciliação de cartões para pequenas empresas tem suas peculiaridades.
A primeira delas é o tamanho da equipe. Em muitos casos, o proprietário é responsável pela gestão de todo negócio, inclusive a gestão financeira. Isso explica por que empresas menores têm mais dificuldade em conciliar vendas no cartão. Quanto maior for o volume de transações, mais desafiador será o controle.
A complexidade é ainda mais alta quando esse processo é manual. Imagine monitorar e registrar todos os pontos listados acima diariamente. Se você não possui um funcionário dedicado à essa tarefa ou, no mínimo, uma planilha para controlar as vendas, dificilmente dará conta do recado.
Perder dinheiro? Nunca mais!
Aceitar cartões contribui para o aumento das vendas. Afinal, 81,6% dos consumidores brasileiros utilizam esse meio de pagamento frequentemente. Mas, por outro lado, vendas no cartão tornam a gestão financeira um pouco mais complexa.
O empreendedor desatento às taxas, informações e processos envolvidos, pode perder até 3% da sua receita todos os meses.
Esse percentual é bastante significado, seja qual for o porte da empresa.
Entretanto, a conciliação de cartões para pequenas empresas é especialmente desafiadora, já que as mesmas dispõem de menos recursos.
A melhor maneira de evitar perdas financeiras e controlar as vendas é adotando um sistema de conciliação automática de cartões.
Como o próprio nome já sugere, esses softwares conciliam, sozinhos, todas as transações via débito ou crédito, facilitando o controle de recebimentos. O monitoramento é diário e, sempre que houver alguma divergência, você será comunicado.
