A já significativa quantidade de e-mails na sua caixa de entrada provavelmente aumentou durante a pandemia. Saber se comunicar da forma correta via e-mail, levando em consideração o profissionalismo que o meio pede, é essencial para ter sucesso.
Barbara Pachter, consultora de carreira, elencou algumas regras de etiqueta no envio de e-mails em seu livro “The Essentials of Business Etiquette” (Os fundamentos da etiqueta empresarial). Aqui vai uma lista com 12 delas para você enviar e-mails corretamente.
Use um endereço de e-mail profissional
Quem trabalha em empresas geralmente tem um endereço de e-mail profissional. Caso use uma conta pessoal – seja você autônomo ou apenas goste de usá-la ocasionalmente para correspondências relacionadas ao trabalho -, tenha cuidado ao escolher esse endereço de e-mail.
Ele deve conter seu nome para que o destinatário saiba exatamente quem está enviando o e-mail. Nunca use termos inapropriados para o local de trabalho. É melhor ficar longe dos diminutivos – principalmente aqueles que marcaram o Orkut, como o famoso “gatinha”, “gatinho” e variações.
Inclua uma linha de assunto objetiva
“Mudança na data da reunião”, “Pergunta rápida sobre sua apresentação” ou “Sugestões para a proposta” são bons exemplos de linhas de assunto efetivas – e que têm menos chance de cair na pasta de lixo eletrônico.
“As pessoas geralmente decidem se abrem um e-mail com base na linha de assunto”, disse Pachter. “Escolha um que permita aos leitores saber que você está tratando de suas preocupações ou questões comerciais.”
Mantenha fontes clássicas
Letras coloridas e divertidas, como a Comic Sans, devem ser usadas com muita parcimônia. Para correspondência comercial, no entanto, mantenha fontes, cores e tamanhos clássicos.
A lógica por trás disso é: seus e-mails devem ter leitura fácil. Fontes simples, como Arial, Calibri e Times New Roman, com tamanho entre 10 e 12 e cor preta, são escolhas seguras.
Inclua uma assinatura
Forneça ao seu leitor algumas informações sobre você ao final da mensagem. Nome completo, cargo, nome da empresa e suas informações de contato, incluindo um número de telefone, são a regra.
Use saudações profissionais
Evite expressões coloquiais e descontraídas, como o “Ei”. Mantenha o “Oi” ou o “Olá”.
Usar apelidos também é desaconselhável, a menos que você tenha certeza de que a pessoa prefere ser chamada por ele.
Use o ponto de exclamação com moderação
Caso opte pelo ponto de exclamação, use-o para transmitir entusiasmo, quando necessário. Muitos pontos de exclamação podem dar um tom muito emocional e imaturo ao seu e-mail.
Seja cauteloso com o humor
O humor pode se perder facilmente na leitura do texto verbal, sem o tom de voz correto ou as expressões faciais. Em uma troca de e-mails profissionais, é aconselhável deixá-lo de lado – a menos que você conheça bem o destinatário.
E sempre se lembre que o que você acha engraçado pode não o ser para outra pessoa.
Atenção ao tom da mensagem
Assim como o humor tem grande potencial de se perder na leitura de um e-mail, também é fácil interpretar erroneamente o tom da mensagem, principalmente se for do tipo direta – facilmente lida como grosseira.
Para evitar mal-entendidos, leia sua mensagem em voz alta antes de enviar. Caso pareça seca para você, soará da mesma forma para o destinatário. E sempre diga “por favor” e “obrigado”.
Pense bem antes de ‘responder a todos’
Ninguém quer ler e-mails de outras dez pessoas que não têm nada a ver com eles. Evite clicar em “responder a todos”, a menos que você considere necessário que todos na lista recebam o e-mail.
Responda aos seus e-mails – mesmo que o e-mail não seja destinado a você
É difícil responder a todas as mensagens de e-mail que recebemos, mas tente. E isso inclui quando o e-mail foi enviado acidentalmente para você – especialmente se o remetente espera uma resposta.
Essa não é uma atitude essencial, mas funciona como uma boa etiqueta de e-mail, especialmente se essa pessoa trabalhar na mesma empresa ou setor que você.
