Saiba como delegar tarefas na sua empresa

Delegar passando algo para alguém de qualquer jeito é fácil, mas delegar com eficácia não é algo tão fácil assim. Na minha visão, trata-se de uma das habilidades mais complexas a serem desenvolvidas em um líder, porém uma das mais essenciais e fundamentais para o crescimento das pessoas e da organização.

No meu entendimento, a habilidade em si não é tão difícil de ser aprendida. Agora, o que está por trás, aquilo que sabota de forma inconsciente, isso sim, é algo que requer sua atenção total, empreendedor. E é disso que quero falar neste espaço.

Vejo a delegação como o seguinte processo: “O de passar algo a ser feito para alguém, em forma de desafio, para que essa pessoa se desenvolva e cresça com isso, compartilhando com ela a responsabilidade pelo resultado do que é feito”.

Isto é importante lembrar, porque muita gente acaba confundindo, acreditando que delegar é passar a responsabilidade, e isso pode levar à armadilha de delargar, tipo, eu passo a responsabilidade e depois eu cobro. Ora, quando transferimos uma tarefa para um colaborador, não deixamos de ser responsáveis por ela.

Contratar já é delegar 

Entendo a atividade de delegar também, como uma das primeiras e mais importantes habilidades que devem ser desenvolvidas por qualquer empreendedor. Porque na medida em que o negócio cresce e que você começa a contratar as pessoas, você está delegando algo, você já está transferindo um conjunto de atribuições — compartilhando a responsabilidade com essa pessoa para o novo cargo, a nova função.

Por exemplo, quando contrata uma pessoa para o departamento financeiro: você delega uma série de atividades da área, mas a responsabilidade pelo todo continua sendo sua.

E para que o ato de delegar ocorra da melhor forma possível, acredito que quatro passos fundamentais devam ser respeitados:

1 – É preciso ter clareza do que se vai pedir, da tarefa a ser delegada; Este ponto muitas vezes deixa margens a dúvidas, pois sem clareza do que deseja, quando a pessoa retornar com a atividade realizada, pode ser que não atenda o que era necessário, e você pode dizer: “Não era bem isso que eu queria ou estava pensando.”

2 – É preciso saber exatamente quem poderá executar essa tarefa; saber qual a pessoa certa para aquele job; nesse caso, se cairmos na armadilha de escolher quem está mais disponível, em vez de quem está mais preparado para atividade, corremos o risco de desmotivar a pessoa e nos frustramos com o resultado.

3 – Deixar claro quais são os recursos e os limites para essa pessoa. Retomando o exemplo da área financeira: o colaborador precisa saber até onde pode ir. Até onde tem pode atuar, dentro de limitações ou regras. Como exemplo, seguir os valores da empresa, as leis, ter um orçamento definido, o tamanho do time que a pessoa terá à disposição, etc.

Deixar tudo isso claro é fundamental para que o seu processo de delegação tenha margens menores para erro. E um ponto que destaco aqui, como quarto passo, são os encontros periódicos com seus “delegados” para o follow-up, para se fazer um alinhamento. De quanto em quanto tempo vocês vão se encontrar para azeitar as atividades e para que você tome pulso do andamento?

Quando não cumprimos qualquer um desses passos, a nossa delegação corre o risco de não ser tão eficaz.

Delegou? Então deixe seus colaboradores trabalharem

Então, cumpridas essas etapas, de ter clareza do que, saber quem e quais os limites, vem outro aspecto fundamental da delegação: dar autonomia, para somente alinhar alguns pontos nas reuniões de follow-up.

É super importante deixar que seu time se sinta à vontade para tocar o trabalho, para que possam usar todo o seu potencial. Uma grande dica é delegar o QUE precisa ser feito e deixar o COMO deve ser feito com a pessoa, dando liberdade para ela usar os recursos que ela tem disponível dentro dos limites pré-estabelecidos.

Agora, isso depende de um ponto delicado: a confiança. Que, claro, sofre a influência da complexidade da tarefa a ser delegada.

A meu ver, existem dois tipos de confiança — o quanto confiamos no caráter de uma pessoa, e nesse caso, se não existe esse tipo de confiança, não faz sentido ter essa pessoa no time; e o quanto confiamos na sua capacidade para realizar algo, no seu potencial para superar um desafio específico.

Neste caso, precisamos ter consciência sobre o tempo de cada um, para que possamos delegar a tarefa certa para a pessoa certa, para um resultado de qualidade no prazo desejado. Afinal, pode ser que ela não consiga agora, mas que daqui algum tempo ela consiga, pelo fato de ter desenvolvido determinadas habilidades, e o desafio de algo novo é um ótimo caminho para isso.

Agora, quando você confia, quando dá um desafio para a pessoa certa de que ela poderá cumpri-lo, todos saem ganhando. A pessoa, cresce com a superação; você, como próprio líder, terá mais tempo livre para se dedicar a pontos estratégicos; e a empresa, crescerá também com o crescimento de todos.

Por trás da confiança, há uma fator determinante que é ainda mais profundo: o nosso mindset, que é a forma como estamos programados para funcionar, e ele é formado por um conjunto de crenças e valores que podem favorecer ou dificultar, neste caso, o nosso processo de delegação.

E posso afirmar por experiência própria: a maioria dos líderes “empaca” por causa do mindset. Por não se conhecerem direito, permitem que os seus padrões mentais sabotem a delegação.

Por isso, não tenho dúvidas de que o ponto-chave para um processo mais efetivo vai além de desenvolver a Habilidade, é necessário chegar a níveis mais profundos de autoconhecimento.

Quando não nos conhecemos bem, sem perceber, experimentamos sentimentos nocivos diante do ato de delegar. Insegurança, falta de confiança, preocupação, frustração, etc. E muitas vezes sequer imaginamos a origem desses sentimentos; não fazemos ideia.Acredito que aí resida a diferença entre o delegar, de fato, e o que chamo de “delargar”.

Acredito também que delegação é um processo de investimento de tempo, pois ao dedicar atenção para todos esses pontos, procurando se conhecer mais, tenho certeza que você conseguirá aprimorar o seu processo de delegação, gerando um ganha-ganha-ganha — Quando compartilho a responsabilidade, gero um desafio para alguém, tenho como resultado, ganho do meu tempo além do meu crescimento, o da pessoa e consequentemente o crescimento do meu negócio.

*Publicado por Fabio Di Giacomo, fundador da UM%, por Endeavor Brasil.